محمد حمزة
09-04-2007, 10:32 PM
التعامل بحزم مع الأوراق
مرحباً بكم....
في موضوع اليوم سنقوم بحملة للتخفيف من الأوراق والتعامل معها بحزم. وذلك لأننا يجب أن نمنع أنفسنا من الغرق في بحر من الأوراق، لأن زحمة الأوراق قد تخفي تحتها أوراقاً مهمة. وهنا يخطر بالبال سؤال:
لماذا لا نكتفي بوسائل الاتصال الشخصية أو الاتصال عبر الحاسوب؟ ولماذا لا يكون استخدام الأوراق آخر وسيلة نلجأ إليها؟
لذا نعرض بعض الاستراتيجيات لتخفيف تراكم الأوراق:
• ألزم الآخرين بالاختصار في عدد الأوراق المرسلة لك.
• قم بإعادة إرسال الأوراق إذا دعت الحاجة إلى ذلك.
• تحدث إلى الأشخاص بدلاً من إرسال الأوراق إليهم.
• اطلب من الزملاء أن لا يرسلوا تقارير إلا في الحالات الاستثنائية.
• خفف عدد الأوراق المرسلة للآخرين.
• قم بإعادة الأوراق غير الضرورية إلى مرسلها.
• لا تتردد في العمل على الورقة الواردة لك.
• تفادى كثرة المفكرات ودفاتر الملحوظات.
• تفادى علب الأوراق التي تستوعب عدداً كبيراً منها.
• ضع الأوراق التي لم تنجز بعد في ملف ظاهر.
وسؤالنا كيف نتخذ قرار... ماذا سنفعل بها؟
هناك أربع طرق للتصرف بالأوراق فور وصولها إلينا:
• تحويلها..توضع فوراً في علبة الأوراق التي يجب إرسالها إلى الشخص المناسب.
• العمل عليها.. إجراء اللازم لها.
• توثيقها وتخزينها.. توضع في المكان المناسب بحيث يسهل الحصول عليها.
• التخلص منها.
ولكن ما هي الأوراق التي نتخلص منها؟
إذا نسي المرء أنه يحتفظ بشيء ما... أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء، فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه ابداً. فما نتخلص منه هو:
• ما لا نعود إليه أبداً.
• ما يسهل إيجاده عند الآخرين.
• ما يقل مردوده.
آمل أن نبدأ اليوم حملة للتعامل الفعال مع الأوراق لنسعد بمنظر راق لمكاتبنا. وتذكر أن رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة.
منقول بتصرف من (إدارة X إدارة)
مرحباً بكم....
في موضوع اليوم سنقوم بحملة للتخفيف من الأوراق والتعامل معها بحزم. وذلك لأننا يجب أن نمنع أنفسنا من الغرق في بحر من الأوراق، لأن زحمة الأوراق قد تخفي تحتها أوراقاً مهمة. وهنا يخطر بالبال سؤال:
لماذا لا نكتفي بوسائل الاتصال الشخصية أو الاتصال عبر الحاسوب؟ ولماذا لا يكون استخدام الأوراق آخر وسيلة نلجأ إليها؟
لذا نعرض بعض الاستراتيجيات لتخفيف تراكم الأوراق:
• ألزم الآخرين بالاختصار في عدد الأوراق المرسلة لك.
• قم بإعادة إرسال الأوراق إذا دعت الحاجة إلى ذلك.
• تحدث إلى الأشخاص بدلاً من إرسال الأوراق إليهم.
• اطلب من الزملاء أن لا يرسلوا تقارير إلا في الحالات الاستثنائية.
• خفف عدد الأوراق المرسلة للآخرين.
• قم بإعادة الأوراق غير الضرورية إلى مرسلها.
• لا تتردد في العمل على الورقة الواردة لك.
• تفادى كثرة المفكرات ودفاتر الملحوظات.
• تفادى علب الأوراق التي تستوعب عدداً كبيراً منها.
• ضع الأوراق التي لم تنجز بعد في ملف ظاهر.
وسؤالنا كيف نتخذ قرار... ماذا سنفعل بها؟
هناك أربع طرق للتصرف بالأوراق فور وصولها إلينا:
• تحويلها..توضع فوراً في علبة الأوراق التي يجب إرسالها إلى الشخص المناسب.
• العمل عليها.. إجراء اللازم لها.
• توثيقها وتخزينها.. توضع في المكان المناسب بحيث يسهل الحصول عليها.
• التخلص منها.
ولكن ما هي الأوراق التي نتخلص منها؟
إذا نسي المرء أنه يحتفظ بشيء ما... أو إذا نسي المكان الذي وضع فيه هذا الشيء، فهذا يعني حتماً أنه لا يحتاج إليه ابداً. فما نتخلص منه هو:
• ما لا نعود إليه أبداً.
• ما يسهل إيجاده عند الآخرين.
• ما يقل مردوده.
آمل أن نبدأ اليوم حملة للتعامل الفعال مع الأوراق لنسعد بمنظر راق لمكاتبنا. وتذكر أن رحلة الألف ميل تبدأ بخطوة.
منقول بتصرف من (إدارة X إدارة)