فؤاد عبدالله الحمد
01-09-2006, 05:24 PM
فيما يلي ملخص لأحد الدورات التدريبية في مجال التخطيط للحياة, أتمنى أن تنال إستحسانكم ومستعدين لأي إستفسار عن محاور هذه الدورة
مقدمة :
عدم وجود خطط ولا برامج علمية واضحة تجعل الكثير يفقدون المسار الصحيح الي اهدافهم
* كم خسرنا الكثير من مشغول بدوامة العامل فإما ان تحدث الأمور من تلقاء نقسها او ان الكثير من الفرص ستفوت علينا.
* فقدان الحكمة في التعامل مع الامور.
* معضم النس يجدون ان 80% من وقتهم لا يودي الي 20% من اعمالهم .
* عدم تحقيق الكثير من طموحاتنا وامالنا.
* عدم اكمال ما نبداء به من مشاريع مما يعود علينا بخيبة الامل .
* بعثرة الجهود واهدار الطاقات نتيجة للفوضوية التي اعتدناها.
* ضعف التعامل مع حالات الطوارئ واحيانا كثير الاستسلام لها .
أذا لم تبداء من الآن فستحصد الكثير من الخسائر
*****
لماذا لا نخطط ؟؟
* الافتقار الي الثقة والاعتقاد بأن التخطيط لرجال الاعمال فقط وليس للفرد .
* الافتقار الي معرفة التخطيط .
* حب التفلت من الالتزامات التي يتطلبها التخطيط .
* يظن البعض ان التخطيط يتطلب منه وقتا ثمينا من الافضل الاستفادة منة للانجاز الامور في مواعيدها .
* الاعتماد على الضنون لا على الحقائق مما يلغي التخطيط .
* أذا فشلت في ان تخطط فأنك تخطط لفشلك .
أهمية التخطيط!
1- وضوح الرؤيا وتحديد الهدف.
2-استخدام امثل الموارد والامكانات.
3- تحقيق الاولويات بما يتفق من الاحتياجات .
4- السيطرة على مشاكل التنفيد .
5- تقليل المخاطر المتوقعة.
التخطيط .!
هو النشاط الذي ينقلك من وضعك الحالي الي ماتطمح بالوصول له عن طريق تصميم اعمالك ووضع برامجك.
ويتألف التخطيط من :
* تحليل وضعك الحالي .
* تحديد اهدافك
* تصميم اعمالك.
التخطيط ليس خيار بل حاجة ضرورية
قف وأسئل نفسك :-
اين انا الآن ؟ وماهو وضعي الحالي؟
اين اريد ان اكون؟ وماهي طموحاتي المستقبلية ؟
كيف سأبلغ تلك المرحلة؟ وماهي الوسائل المطلوبة؟
كيع اعرف اني حققت ما اصبو الية ؟
هذا هو التخطيط . من خلال هذا الموضوع سنحاول الاجابة عن هذه الاسئلة بشكل مبسط .
الوضح الحالي
" من خلال الموضوع سنتعلم كيف نقيم وضعنا الحالي بشكل شمولي وبأسلوب سهل ولأهم الجوانب , كما اننا بعد هذا الجزء سنكون قادرين على تقيم قدرتنا ومعرقة جوانب الضعف للتلافيها "
اين انا الآن؟ وماهو وضعي الحالي ؟
سأل احدخم الآخر كيف لي ان اصل اليك فرد عليه : اخبرني اين انت لأصف لك أقرب طريق.!
ان معرفة الوضع الحالي قبل بداء واثناء التخطيط و التنفيد هو امر اساس من اساسيات التخطيط .
للأجابة على السؤال اعلاه هناك عدة اساليب تساعد على تحليل الوضع الحالي وذلك من خلال معرفة مالك وماعليك ومن اكثر الاساليب شيوعا واستخدماً اسلوب :
اللمحة(اللقطة) السريعة s.w.o.t analysis
اسلوب تحليل جوانب القوة والضعف والفرص والمخاطر ( قوة strength ضعف weaknes فرص opportunities عوائق threats ).
* يستخدم هذا التحليل لمعرفة القدرات الداخلية للمؤسسات والافراد و للجماعة او للتنظيم بشكل عام عن طريق دراسة جوانب الضعف والقوة .
* يستخدم هذا التحليل لمعرفة الظروف الخارجية للمؤسسة او للأفراد عن طريق دراسة الفرص المتاحة والعوائق والمخاطر .
اين انا الآن ؟؟ الخطوة الاولى نحو التخطيط .
بالإجابة ستعرف من اين تبداء .
لأخد لقطة سريعة عن حياتك قيم الجوانب التالية :
* نقاط القوة
- القدرات الشخصية والمواهب التي تمتلكها والتي انت قادرة على الأفادة منها في العمل او في حياتك الخاصة .
- مواهب وقدارت من يعملون معك .
- مميزات وحسنات العمل التي تتمع به .
احذر ان تقع في ورطة مجاملة نفسك وكن واقعيا
** ملاحظة : ضع لائحتين تحت هاذين العنوانين :-
1- نقاط القوة لدي (ولدى غيري في مؤسستي او اللجنة الخيرية التي اعمل بها)
2-نقاط القوة لدى الشركة التي اعمل بها او المنصب الذي انا به .
* لائحتك من الممكن ان تتضمن :
- القدرة لتقنية والمهارت لديك ولدى الاخرين
- نوعية انتاجك.
- مفهوم العمل عنك وعند الاخرين .
- طبيعة العمل ومدى ملائمتة لك وللاخرين .
- مستوى الالتزام بالعمل عندك وعند غيرك .
- جو العمل بشكل عام (صحي, ممتاز)
* نقاط الضعف
هي الامور التي انا بحاجة الي تحسينا ولديك القدرة على ذلك , او التي بحاجة للتنفيدها وتملك القدرة على ذلك .
ضع قائمتين بضعفك وضعف الاخرين ,, امثلة :
- ان تكون غير منتظم وبالتالي تعطي للأخرين انطباعا بأنك غير مسيطر على امورك .
- ان تتحمل الكثير من طاقتك وبدون مصادر كافية لتؤكد عملك بنجاح .
- ان تعد بامور مستحيلة التنفيد ضمن الوقت المحدد ومن ثم لا تسلمها
... الخ .
*الفرص
الميادين التي تمتلك فيها فرصة اما في مجال نشاطاك او خارجة والامور التي لم تاخدها بعين الاعتبار .
امثلة :
- تطورات تقنيه : الحواسيب والاتصالات والانترنت بالامكان استغلالها في التسويق والانفتاح ع العالم وتنضيم العمل بأقل كلفة وبأعلى جودة .
- التحولات في النمادج الاجتماعية : زيادة عدد الشباب فتقوم بمشاريع تناسب هذه الفئة اكثر .
* التهديات والمعوقات
العوائق والامور التي تمنعك من تنفيد ماتريد فعلة ,
امثلة :
1- على المستوى الشخصي :
- عدم وجود المهارة او الملكية المطلوبة, كالنجارة لفتح منجرة .
- عدم وجود منح دراسية, مثلا للراغب في اتمام الدراسة واستمرارها .
- ديون ميته ومشاكل في السيولة , او عدم وجود دخل كاف للفتح مشروع ما.
2- على مستوى العمل :
- فريق عمل غير متعاون او متشنج في التعامل.
- نقص في خبرات العاملين او في اعدادهم .
- قضايا خلافية تثار , تضعف العمل وتستهلك الطاقات .
* فوائد معرفة العوائق
0 وضع خطط بديلة لحالات الطوارئ ممايقلل من تاثير الأزمات .
0 محاولة تجنب هذه العوائق.
0الشعور بانك لم تخسركل شئ بعد.
0 الشعور بان المنهج الذي تتبعة هو افضل ما تستطيعه.
العوائق تبدو دائما اسوء اذا لم تواجـــه
****
اللمحة (اللقطة) السريعة
مثال :
شاب صاحب قدرة كتابية جيده
* نقاط القوة :انا اكتب جيدا , لدي خيال جيد ومجوعة من الافكار المختزلة غير المكتملة.
نقاط الضعف:انا لست منظما بشكل جيد , الفكرة في رأسي من ست سنوات ولم اقم بشئ حيالها .
الفرص:تدور القصة حول طفل فقد والدية بسبب القتل الغوغائي من الارهابين , يمكن نشرها دعما لما يحدث من مقاومة للارهاب.
المخاوف(العوائق):انا على وشك التخرج احتاج الي اعطاء دروسي انتباه اكثر مما سبق .
ملاحظة مهمة :
* اذا اشار تحليك لوضعك الحالي بان هناك ثقب في دلوك عليك بأصلاحة حالا.ً
* اذا كنت راضياً عن وضعك الراهن , اذاً فأنت جاهز لتتقدم وتضع خططا لتحقق اهدافك ..
الجزء الثاني من البرنامج
سلقى الضوء في هذا الجزء بشكل اكبر على على خطوات النتفيد , سنغطي موضوع تنفيد الخطة وعملية المراقبة والتنظيم وكيفية مواجهة احتمالات الطوارئ ووضع البدائل وغيرها من الموضوعات المتصلة بمراحل التنفيد.
مع نهاية هذا الجزء سوف يكون لدينا التصور لكيفية عمل تصميم لخطة التنفيد.
خطة التنفيد
ضع خطة عمل مفصلة ومستقلة لكل نشاط تقوم به.
* الأهداف الاجرائية
* تحديد البداية والنهاية لكل عمل
* موعد نهائي تقريبي للخطة
* ربط اجزاء الجدول الزمني
* تقدير التكالف لكل نشاظ على حده
* التكلفة الأجمالية للتنفيد
* الاولويات والترتيب(ستنفد تباعا)
* كتابة الخطة.
خطة التنفيد وثيقة عمل ضرورية
تنفيد العمل
باشر نشاطاتك بكل بساطة.
مراقبة النشاطات :-
* المواظبة على معرفة مايحصل كل يوم بيومة لتعرف ما تم انجازة ومالم يتم.
* وضع بدائل عند احتمال حدوث الطوارئ اذ اقتضى الامر لاجراء بعض التغيرات.
* التصرف بسرعه عنج حدوث اي خلل لايكون متوافقا مع المخطط.
* تحديث المخطط بشكل دائم.
مراقبة العمل هو القسم الاهم من المخطط
تنظيم النشاطات:
الخطة السنوية والفكرة اليومية هما الطريقتان الاكثر فاعلية.
- الخطة السنوية:
تحتوي النشاطات الاساسية التي تبين المهمات والمختلفة ومدة تنفيدها ومواعيد انتهائها.
- المفكرة اليومية:تحتوي على اعمالك بشكل يومي او اسبوعي موضحة المهمة وتاريخ انجازها ومن سيقوم بذلك ومايرتبط علية من امور.
النظام الاسهل هو الانجح
مواجهة احتمالات الطوارئ والتغلب عليها :-
لكي توجة مشكلة غير متوقعة يجب ان:
* يكون جدولك الزمني قابل للتعديل.
* ان تكون مستعادا نفسيا لمواجهة الطوارئ.
عندما تعترض طريقك مشكلة ابعد نفسك عن بناء المواقف اعتمادا على افكار ومواقف مسبقة , وتعرف حقائق الموافق ورتبها ثم اتخد القرار الذي يظهر لك انه اكثر عدلاً وتمسك به.
تجري الرياح بما لا تشتهي السفن
إضاءة .!
قدرتك على حفظ اتزانك والسيطرة على مشاعرك وردود افعالك عن المصائب والمشكلات و في حالات الطوارئ ووسط الاطرابات هي الاعلامات الحقيقية للقيادة.
اعمالانا تحددنا بقدر مانحدد نحن اعمالنا !
اتخاد التدابير التقويمية :-
إذا وجدت ان تطورك ليس جيدا كما كنت تطمح يجب عليك ان تعالج الامر بسرعة فائقة.
لا تظن ان تجاهل المشاكل سوف يحلها
المحافظة على السيطرة :-
* لا تجعل المتغيرات والآمال تتحكم بك.
* لاتبدأ بطموحات كبيرة لاتستطيع تحقيقها حتى لا تصاب بخيبة أمل.
* معرفة لكيفية سير الامور بداية لسيطرتك على مجراها .
بدون معرفة اين انت ؟ وكيف وضعك ؟ لن تحافظ على السيطرة
معايير النجاح ..
" كيف تعرف انك حققت ماتصبو اليه!, ماهو الاسلوب العلمي والذي من خلالة تستطيع ان تقول انك نجحت في تحقيق اهدافك ؟
سوف نحاول معاً التعرف على معايير النجاح كيف نضعها ونتعامل معها "
أين انا الان؟ وماهو وضعي الحالي؟
اين اريدى ان اكون؟ وماهي طموحاتي المستقبلية؟
كيف سأبلغ تلك المرحلة؟ وماهي الوسائل المطلوبة
كيف سأعرف انني حققت ماأصبو اليه؟
كيف اعرف اني بلغت عايتي؟
قياس النجاح
* تعرف لأي مدى حققت نشاطاتك الأساسية.
* ما إذا كانت خطتك تتوافق مع هدفك النهائي.
قياس النجاح لابد من :-
1- نقد و تقييم أدائك في التنفيد:
* عليك ان تقيس ماحصل فعلا وتقارنة مع ماكان مخطط لة.
العملية تتطلب قياساً .
* النوعيه ومقدار تجانس العمل:
اذا كان العمل مساويا لما هو مخطط له ام لا.
* الكمية ومقدار العمل :
اذا كان وقت اقل او اكثر مماهو مخطط له.
* الجدول الزمني للتنفيد :
فترى انجاز المهمات.
* الكلفة الحقيقة:
مقبل للكلفة المتوقعة.
2- تقييم الجهود :-
* تقيمك لخطتك يساعد على اتخاد القرار للخطوة المقبلة .
* الجهد الذي تبدلة لايساوي دائما النتائج التي تحصل عليها.
* اذا حصلت على القليل مقابل جهد هائل فعليك بمراجعة امورك لتقرر اي جزء من الخطة يجب تعديلة بشكل جذري .
* بعض النتائج ربما تأثرت بعوامل خارجية . والعكس
* جهد قليل أدى لنتائج هائلة ربما لانك قمت بالامور المناسبة في الوقت المناسب.
* العوامل الخارجية قد ساهمت في تحسين النتائج.
التقويم المناسب يعني :
* اين يكون مستمرا (خلال كل فترة ومرحلة زمنيه).
* ان يكون شاملاً (لجميع اهداف ومعاير النجاح).
* ان يكون له اثر ياجابي في تحقيق النتائج..
* في كل مرحة من مراحل التخطيط وبشكل دوري.
معايير التخطيط السليم .
:idea: المعيار الأول:
ان يعكس الأولويات في حياة الانسان
بحيث يكون التخطيط انعكاساً حقيقا لأولويات الانسان.
-- مثال:
شخص ليس من اولوياته ان يكون مهدنس . فلا يجعل خطتة تذهب به بذلك الغير مرغوب فيه.
:idea: المعيار الثاني :
ان يكون متوازنا
الا يتضخم جانب في التخطيط على الجوانب الاخرى
عدم التركيز على هدف واحد معين وترك الاهداف الاخرى.
-- مثال:
لاتجعل وقت الترفية يغلب على وقتك المخصص للعلاقات العامة وصلت الرحم.
:idea: المعيار الثالث:
ان تكون الخطة سهلة التطبيق محددة الانشطة
الاخد في الحسبان الوقت المتوفر وقدرات وامكانات الشخص.
الخطوات السبع لتخطيط الأهداف وتحقيقها:
الخطوة الاولى :
كتابة الهدف العام
-- سأعمل على امتلاك سكن خاص خلال السنوات الثلاث القادمة بدءا من تاريخ اليوم .
الخطوة الثانية:
التفكير بهدا الهدف وتحليل طبيعتة .
-- حدد الشكن هل هو فيلا ام شقة؟ هل تريد ان تشترى ام تستاجر؟ هل تريد نقدا ام عن طريق البنك؟
الخطوة الثالثة:
تحديد مجموعة من الأهداف المرحلية التي تحقق الهدف العام.
الاول: توفير مايمكن من سيولة.
الثاني: شراء الأرض.
الثالث: عمل المخططات.
الرابع : الشروع بالبناء.
الخطوة الرابعة:
تحديد مجموعة من الأهداف الإجرائية لتحقيق الأهداف المرحلية.
مثلا لتوفير مايمكن من سيولة . ما الوسائل او الامور الاجرائية التي يمكن ان تفعلها؟
اولاً : توفير جزء من الدخل الشهري لعام كامل او عامين مثلا.
ثانياً : بيع قطعة الأرض التي اعطاني ايها الوالد.
ثالثا : أخد سلفة من البنك .
الخطوة الخامس :
وضع الأهداف الاجرائية في برنامج زمني توضح في الاعمال بمواعد تنفيدها.
حدد الاهداف الإجرائية لكل الأهداف المرحلية حدد الزمن اللازم لكل مرحلة.
حدد الزمن اللازم للتوفير السيولة ولشراء الأرض و للتخطيط العمراني وحدد متى ستبدأ ومتى تتوقع الانتهاء منة؟؟
الخطوة السادسة:
وضع خطة عمل بديلة توصل الي الهدف العام في حالة عدم تحقيق بعض الاهداف المرحلية والإجرائية.
كارتفاع اسعار الأراضي أو قرار بنكي يحدد قيمة قسط عالي.
الخطوة السابعة:
التنفيد.
شراء الأرض وبداية التوفير في حساب خاص في البنك مثلاً ومراجعة الخطة بين الفينة والاخرى.
فوائد التخطيط .
- ستصبح أهدافك النهائية واضحة لك.
- ستصبح لك الثقة بأن عملك اليومي هادف.
- ستصبح قادراً على التحليل بموضوعية.
- ستصبح قادرا على الاستفادة من نقاط القوة في عملك ام مهنتك.
- ستقلل من نقاط الضعف.
- ستنجز الامور.
معادلة النجاح
أهداف واضحة محددة + تخطيط سليم + تنفيد بوسائل مناسبة + تقويم ومراجعة مستمرة = تحقيق النتائج
مقدمة :
عدم وجود خطط ولا برامج علمية واضحة تجعل الكثير يفقدون المسار الصحيح الي اهدافهم
* كم خسرنا الكثير من مشغول بدوامة العامل فإما ان تحدث الأمور من تلقاء نقسها او ان الكثير من الفرص ستفوت علينا.
* فقدان الحكمة في التعامل مع الامور.
* معضم النس يجدون ان 80% من وقتهم لا يودي الي 20% من اعمالهم .
* عدم تحقيق الكثير من طموحاتنا وامالنا.
* عدم اكمال ما نبداء به من مشاريع مما يعود علينا بخيبة الامل .
* بعثرة الجهود واهدار الطاقات نتيجة للفوضوية التي اعتدناها.
* ضعف التعامل مع حالات الطوارئ واحيانا كثير الاستسلام لها .
أذا لم تبداء من الآن فستحصد الكثير من الخسائر
*****
لماذا لا نخطط ؟؟
* الافتقار الي الثقة والاعتقاد بأن التخطيط لرجال الاعمال فقط وليس للفرد .
* الافتقار الي معرفة التخطيط .
* حب التفلت من الالتزامات التي يتطلبها التخطيط .
* يظن البعض ان التخطيط يتطلب منه وقتا ثمينا من الافضل الاستفادة منة للانجاز الامور في مواعيدها .
* الاعتماد على الضنون لا على الحقائق مما يلغي التخطيط .
* أذا فشلت في ان تخطط فأنك تخطط لفشلك .
أهمية التخطيط!
1- وضوح الرؤيا وتحديد الهدف.
2-استخدام امثل الموارد والامكانات.
3- تحقيق الاولويات بما يتفق من الاحتياجات .
4- السيطرة على مشاكل التنفيد .
5- تقليل المخاطر المتوقعة.
التخطيط .!
هو النشاط الذي ينقلك من وضعك الحالي الي ماتطمح بالوصول له عن طريق تصميم اعمالك ووضع برامجك.
ويتألف التخطيط من :
* تحليل وضعك الحالي .
* تحديد اهدافك
* تصميم اعمالك.
التخطيط ليس خيار بل حاجة ضرورية
قف وأسئل نفسك :-
اين انا الآن ؟ وماهو وضعي الحالي؟
اين اريد ان اكون؟ وماهي طموحاتي المستقبلية ؟
كيف سأبلغ تلك المرحلة؟ وماهي الوسائل المطلوبة؟
كيع اعرف اني حققت ما اصبو الية ؟
هذا هو التخطيط . من خلال هذا الموضوع سنحاول الاجابة عن هذه الاسئلة بشكل مبسط .
الوضح الحالي
" من خلال الموضوع سنتعلم كيف نقيم وضعنا الحالي بشكل شمولي وبأسلوب سهل ولأهم الجوانب , كما اننا بعد هذا الجزء سنكون قادرين على تقيم قدرتنا ومعرقة جوانب الضعف للتلافيها "
اين انا الآن؟ وماهو وضعي الحالي ؟
سأل احدخم الآخر كيف لي ان اصل اليك فرد عليه : اخبرني اين انت لأصف لك أقرب طريق.!
ان معرفة الوضع الحالي قبل بداء واثناء التخطيط و التنفيد هو امر اساس من اساسيات التخطيط .
للأجابة على السؤال اعلاه هناك عدة اساليب تساعد على تحليل الوضع الحالي وذلك من خلال معرفة مالك وماعليك ومن اكثر الاساليب شيوعا واستخدماً اسلوب :
اللمحة(اللقطة) السريعة s.w.o.t analysis
اسلوب تحليل جوانب القوة والضعف والفرص والمخاطر ( قوة strength ضعف weaknes فرص opportunities عوائق threats ).
* يستخدم هذا التحليل لمعرفة القدرات الداخلية للمؤسسات والافراد و للجماعة او للتنظيم بشكل عام عن طريق دراسة جوانب الضعف والقوة .
* يستخدم هذا التحليل لمعرفة الظروف الخارجية للمؤسسة او للأفراد عن طريق دراسة الفرص المتاحة والعوائق والمخاطر .
اين انا الآن ؟؟ الخطوة الاولى نحو التخطيط .
بالإجابة ستعرف من اين تبداء .
لأخد لقطة سريعة عن حياتك قيم الجوانب التالية :
* نقاط القوة
- القدرات الشخصية والمواهب التي تمتلكها والتي انت قادرة على الأفادة منها في العمل او في حياتك الخاصة .
- مواهب وقدارت من يعملون معك .
- مميزات وحسنات العمل التي تتمع به .
احذر ان تقع في ورطة مجاملة نفسك وكن واقعيا
** ملاحظة : ضع لائحتين تحت هاذين العنوانين :-
1- نقاط القوة لدي (ولدى غيري في مؤسستي او اللجنة الخيرية التي اعمل بها)
2-نقاط القوة لدى الشركة التي اعمل بها او المنصب الذي انا به .
* لائحتك من الممكن ان تتضمن :
- القدرة لتقنية والمهارت لديك ولدى الاخرين
- نوعية انتاجك.
- مفهوم العمل عنك وعند الاخرين .
- طبيعة العمل ومدى ملائمتة لك وللاخرين .
- مستوى الالتزام بالعمل عندك وعند غيرك .
- جو العمل بشكل عام (صحي, ممتاز)
* نقاط الضعف
هي الامور التي انا بحاجة الي تحسينا ولديك القدرة على ذلك , او التي بحاجة للتنفيدها وتملك القدرة على ذلك .
ضع قائمتين بضعفك وضعف الاخرين ,, امثلة :
- ان تكون غير منتظم وبالتالي تعطي للأخرين انطباعا بأنك غير مسيطر على امورك .
- ان تتحمل الكثير من طاقتك وبدون مصادر كافية لتؤكد عملك بنجاح .
- ان تعد بامور مستحيلة التنفيد ضمن الوقت المحدد ومن ثم لا تسلمها
... الخ .
*الفرص
الميادين التي تمتلك فيها فرصة اما في مجال نشاطاك او خارجة والامور التي لم تاخدها بعين الاعتبار .
امثلة :
- تطورات تقنيه : الحواسيب والاتصالات والانترنت بالامكان استغلالها في التسويق والانفتاح ع العالم وتنضيم العمل بأقل كلفة وبأعلى جودة .
- التحولات في النمادج الاجتماعية : زيادة عدد الشباب فتقوم بمشاريع تناسب هذه الفئة اكثر .
* التهديات والمعوقات
العوائق والامور التي تمنعك من تنفيد ماتريد فعلة ,
امثلة :
1- على المستوى الشخصي :
- عدم وجود المهارة او الملكية المطلوبة, كالنجارة لفتح منجرة .
- عدم وجود منح دراسية, مثلا للراغب في اتمام الدراسة واستمرارها .
- ديون ميته ومشاكل في السيولة , او عدم وجود دخل كاف للفتح مشروع ما.
2- على مستوى العمل :
- فريق عمل غير متعاون او متشنج في التعامل.
- نقص في خبرات العاملين او في اعدادهم .
- قضايا خلافية تثار , تضعف العمل وتستهلك الطاقات .
* فوائد معرفة العوائق
0 وضع خطط بديلة لحالات الطوارئ ممايقلل من تاثير الأزمات .
0 محاولة تجنب هذه العوائق.
0الشعور بانك لم تخسركل شئ بعد.
0 الشعور بان المنهج الذي تتبعة هو افضل ما تستطيعه.
العوائق تبدو دائما اسوء اذا لم تواجـــه
****
اللمحة (اللقطة) السريعة
مثال :
شاب صاحب قدرة كتابية جيده
* نقاط القوة :انا اكتب جيدا , لدي خيال جيد ومجوعة من الافكار المختزلة غير المكتملة.
نقاط الضعف:انا لست منظما بشكل جيد , الفكرة في رأسي من ست سنوات ولم اقم بشئ حيالها .
الفرص:تدور القصة حول طفل فقد والدية بسبب القتل الغوغائي من الارهابين , يمكن نشرها دعما لما يحدث من مقاومة للارهاب.
المخاوف(العوائق):انا على وشك التخرج احتاج الي اعطاء دروسي انتباه اكثر مما سبق .
ملاحظة مهمة :
* اذا اشار تحليك لوضعك الحالي بان هناك ثقب في دلوك عليك بأصلاحة حالا.ً
* اذا كنت راضياً عن وضعك الراهن , اذاً فأنت جاهز لتتقدم وتضع خططا لتحقق اهدافك ..
الجزء الثاني من البرنامج
سلقى الضوء في هذا الجزء بشكل اكبر على على خطوات النتفيد , سنغطي موضوع تنفيد الخطة وعملية المراقبة والتنظيم وكيفية مواجهة احتمالات الطوارئ ووضع البدائل وغيرها من الموضوعات المتصلة بمراحل التنفيد.
مع نهاية هذا الجزء سوف يكون لدينا التصور لكيفية عمل تصميم لخطة التنفيد.
خطة التنفيد
ضع خطة عمل مفصلة ومستقلة لكل نشاط تقوم به.
* الأهداف الاجرائية
* تحديد البداية والنهاية لكل عمل
* موعد نهائي تقريبي للخطة
* ربط اجزاء الجدول الزمني
* تقدير التكالف لكل نشاظ على حده
* التكلفة الأجمالية للتنفيد
* الاولويات والترتيب(ستنفد تباعا)
* كتابة الخطة.
خطة التنفيد وثيقة عمل ضرورية
تنفيد العمل
باشر نشاطاتك بكل بساطة.
مراقبة النشاطات :-
* المواظبة على معرفة مايحصل كل يوم بيومة لتعرف ما تم انجازة ومالم يتم.
* وضع بدائل عند احتمال حدوث الطوارئ اذ اقتضى الامر لاجراء بعض التغيرات.
* التصرف بسرعه عنج حدوث اي خلل لايكون متوافقا مع المخطط.
* تحديث المخطط بشكل دائم.
مراقبة العمل هو القسم الاهم من المخطط
تنظيم النشاطات:
الخطة السنوية والفكرة اليومية هما الطريقتان الاكثر فاعلية.
- الخطة السنوية:
تحتوي النشاطات الاساسية التي تبين المهمات والمختلفة ومدة تنفيدها ومواعيد انتهائها.
- المفكرة اليومية:تحتوي على اعمالك بشكل يومي او اسبوعي موضحة المهمة وتاريخ انجازها ومن سيقوم بذلك ومايرتبط علية من امور.
النظام الاسهل هو الانجح
مواجهة احتمالات الطوارئ والتغلب عليها :-
لكي توجة مشكلة غير متوقعة يجب ان:
* يكون جدولك الزمني قابل للتعديل.
* ان تكون مستعادا نفسيا لمواجهة الطوارئ.
عندما تعترض طريقك مشكلة ابعد نفسك عن بناء المواقف اعتمادا على افكار ومواقف مسبقة , وتعرف حقائق الموافق ورتبها ثم اتخد القرار الذي يظهر لك انه اكثر عدلاً وتمسك به.
تجري الرياح بما لا تشتهي السفن
إضاءة .!
قدرتك على حفظ اتزانك والسيطرة على مشاعرك وردود افعالك عن المصائب والمشكلات و في حالات الطوارئ ووسط الاطرابات هي الاعلامات الحقيقية للقيادة.
اعمالانا تحددنا بقدر مانحدد نحن اعمالنا !
اتخاد التدابير التقويمية :-
إذا وجدت ان تطورك ليس جيدا كما كنت تطمح يجب عليك ان تعالج الامر بسرعة فائقة.
لا تظن ان تجاهل المشاكل سوف يحلها
المحافظة على السيطرة :-
* لا تجعل المتغيرات والآمال تتحكم بك.
* لاتبدأ بطموحات كبيرة لاتستطيع تحقيقها حتى لا تصاب بخيبة أمل.
* معرفة لكيفية سير الامور بداية لسيطرتك على مجراها .
بدون معرفة اين انت ؟ وكيف وضعك ؟ لن تحافظ على السيطرة
معايير النجاح ..
" كيف تعرف انك حققت ماتصبو اليه!, ماهو الاسلوب العلمي والذي من خلالة تستطيع ان تقول انك نجحت في تحقيق اهدافك ؟
سوف نحاول معاً التعرف على معايير النجاح كيف نضعها ونتعامل معها "
أين انا الان؟ وماهو وضعي الحالي؟
اين اريدى ان اكون؟ وماهي طموحاتي المستقبلية؟
كيف سأبلغ تلك المرحلة؟ وماهي الوسائل المطلوبة
كيف سأعرف انني حققت ماأصبو اليه؟
كيف اعرف اني بلغت عايتي؟
قياس النجاح
* تعرف لأي مدى حققت نشاطاتك الأساسية.
* ما إذا كانت خطتك تتوافق مع هدفك النهائي.
قياس النجاح لابد من :-
1- نقد و تقييم أدائك في التنفيد:
* عليك ان تقيس ماحصل فعلا وتقارنة مع ماكان مخطط لة.
العملية تتطلب قياساً .
* النوعيه ومقدار تجانس العمل:
اذا كان العمل مساويا لما هو مخطط له ام لا.
* الكمية ومقدار العمل :
اذا كان وقت اقل او اكثر مماهو مخطط له.
* الجدول الزمني للتنفيد :
فترى انجاز المهمات.
* الكلفة الحقيقة:
مقبل للكلفة المتوقعة.
2- تقييم الجهود :-
* تقيمك لخطتك يساعد على اتخاد القرار للخطوة المقبلة .
* الجهد الذي تبدلة لايساوي دائما النتائج التي تحصل عليها.
* اذا حصلت على القليل مقابل جهد هائل فعليك بمراجعة امورك لتقرر اي جزء من الخطة يجب تعديلة بشكل جذري .
* بعض النتائج ربما تأثرت بعوامل خارجية . والعكس
* جهد قليل أدى لنتائج هائلة ربما لانك قمت بالامور المناسبة في الوقت المناسب.
* العوامل الخارجية قد ساهمت في تحسين النتائج.
التقويم المناسب يعني :
* اين يكون مستمرا (خلال كل فترة ومرحلة زمنيه).
* ان يكون شاملاً (لجميع اهداف ومعاير النجاح).
* ان يكون له اثر ياجابي في تحقيق النتائج..
* في كل مرحة من مراحل التخطيط وبشكل دوري.
معايير التخطيط السليم .
:idea: المعيار الأول:
ان يعكس الأولويات في حياة الانسان
بحيث يكون التخطيط انعكاساً حقيقا لأولويات الانسان.
-- مثال:
شخص ليس من اولوياته ان يكون مهدنس . فلا يجعل خطتة تذهب به بذلك الغير مرغوب فيه.
:idea: المعيار الثاني :
ان يكون متوازنا
الا يتضخم جانب في التخطيط على الجوانب الاخرى
عدم التركيز على هدف واحد معين وترك الاهداف الاخرى.
-- مثال:
لاتجعل وقت الترفية يغلب على وقتك المخصص للعلاقات العامة وصلت الرحم.
:idea: المعيار الثالث:
ان تكون الخطة سهلة التطبيق محددة الانشطة
الاخد في الحسبان الوقت المتوفر وقدرات وامكانات الشخص.
الخطوات السبع لتخطيط الأهداف وتحقيقها:
الخطوة الاولى :
كتابة الهدف العام
-- سأعمل على امتلاك سكن خاص خلال السنوات الثلاث القادمة بدءا من تاريخ اليوم .
الخطوة الثانية:
التفكير بهدا الهدف وتحليل طبيعتة .
-- حدد الشكن هل هو فيلا ام شقة؟ هل تريد ان تشترى ام تستاجر؟ هل تريد نقدا ام عن طريق البنك؟
الخطوة الثالثة:
تحديد مجموعة من الأهداف المرحلية التي تحقق الهدف العام.
الاول: توفير مايمكن من سيولة.
الثاني: شراء الأرض.
الثالث: عمل المخططات.
الرابع : الشروع بالبناء.
الخطوة الرابعة:
تحديد مجموعة من الأهداف الإجرائية لتحقيق الأهداف المرحلية.
مثلا لتوفير مايمكن من سيولة . ما الوسائل او الامور الاجرائية التي يمكن ان تفعلها؟
اولاً : توفير جزء من الدخل الشهري لعام كامل او عامين مثلا.
ثانياً : بيع قطعة الأرض التي اعطاني ايها الوالد.
ثالثا : أخد سلفة من البنك .
الخطوة الخامس :
وضع الأهداف الاجرائية في برنامج زمني توضح في الاعمال بمواعد تنفيدها.
حدد الاهداف الإجرائية لكل الأهداف المرحلية حدد الزمن اللازم لكل مرحلة.
حدد الزمن اللازم للتوفير السيولة ولشراء الأرض و للتخطيط العمراني وحدد متى ستبدأ ومتى تتوقع الانتهاء منة؟؟
الخطوة السادسة:
وضع خطة عمل بديلة توصل الي الهدف العام في حالة عدم تحقيق بعض الاهداف المرحلية والإجرائية.
كارتفاع اسعار الأراضي أو قرار بنكي يحدد قيمة قسط عالي.
الخطوة السابعة:
التنفيد.
شراء الأرض وبداية التوفير في حساب خاص في البنك مثلاً ومراجعة الخطة بين الفينة والاخرى.
فوائد التخطيط .
- ستصبح أهدافك النهائية واضحة لك.
- ستصبح لك الثقة بأن عملك اليومي هادف.
- ستصبح قادراً على التحليل بموضوعية.
- ستصبح قادرا على الاستفادة من نقاط القوة في عملك ام مهنتك.
- ستقلل من نقاط الضعف.
- ستنجز الامور.
معادلة النجاح
أهداف واضحة محددة + تخطيط سليم + تنفيد بوسائل مناسبة + تقويم ومراجعة مستمرة = تحقيق النتائج