عيون القلب
13-02-2004, 05:55 PM
المقدمــــــــــــــة
يتحدث الكتاب عن أسباب عدم قيام الموظفين بعملهم بالشكل المطلوب. ويحاول المؤلف وضع حلول لهذه المشكلة التي حدد لها خمسة أسباب يوضحها في شكل "قوس" هي:
1ـ الوضوح (Clarity): يجب أن تكون واضحا مع نفسك فيما تود أن يقوم به موظفوك. ثم يجب عليك توضيحه لهم.
2ـ الالتزام (Commitment): أحيانا يعرف الموظفون تماما ما يجب القيام به، لكنهم لا يهتمون بالقيام بالعمل بالشكل المطلوب.
3ـ صورة الذات Self-Image)): لا يقوم الموظفون بالأعمال التي يظنون أنها تفوق قدراتهم، كما لا يقومون بالأعمال التي يظنونها أدنى من مستواهم.
4ـ السعر (Price): لا يقصد به هنا المال. وإنما ما يجب أن يقدمه الموظف أو ما سيخسره إن قام بالعمل.
السلوك ((Behaviour: معظم المدراء يظنون أن الموظفين لا يعملون بسبب مشاكل سلوكية. إلا أن هذا النوع من المشاكل هو النوع الأخير، ويمكن معالجته بالتدريب أو التغذية الراجعة.
1- الوضوح (Clarity)
حتى تكون مديرا فعالا يجب أن تفهم بالضبط ما ترغب في أن يتم إنجازه، وأن توضح ذلك لموظفيك بصورة دقيقة. وحتى يتم إنجاز هذا الأمر بالشكل السليم، عليك أولا أن تعي أن مسؤولية جذب انتباه السامع تقع على عاتق المتحدث وليس المستمع. ثم يجب استخدام وسيلة التواصل الصحيحة مع الموظفين (كالتعليمات شفوية، أو التعليمات كتابية، أو اجتماعات، أو غيرها من وسائل). حيث أن هنالك العديد من المعوقات للتواصل، ناتجة عن كون الطرفين بشرا. فقد يكون الطرف المستقبل أقل خبرة، أو أدنى تعليما، أو أن اللغة المستخدة في التواصل ذات مفردات صعبة، أو لا يرغب في الاستماع أصلا. فاستخدام وسائل الاتصال الصحيحة التي تناسب كل شخص ومستواه قد تساعد في اتصال أفضل.
وللقيام باتصال فعال تم تطوير نموذج (CRIS):
1ـ التاكد من وضوح الاتصال (Check for clarity of communication).
2ـ نظام التقارير (Reporting structure).
3ـ المشاركة (Involve).
4ـ وضع المعايير (Set standards)
التأكد من وضوح الاتصال (Check for clarity of communication
بعد إعطاء التعليمات، عليك التأكد من أن المستقبل قد فهمها بالشكل الصحيح كأن تسأله أن يعيد ما أمليته عليه، أو أن تسأله حول الإجراءات التي سيقوم به، أو أي طريقة تراها مناسبة.
نظام التقارير (Reporting structure):
عليك وضع نظام للتقارير. وهذا النظام عادة ما يوضع في ضوء مدى تطور وخبرة الموظف. ففي حال الموظف الذي ليست لديه خبرة كافية، قد تسأله أن يقدم لك تقريرا مرتين في اليوم في الصباح وعند المساء، أو مرة عند نهاية كل يوم عمل. أما الموظف صاحب الخبرة الطويلة، فقد تطلب منه تقريرا شهريا، أو سنويا. يفيد التقرير في تحديد مسار العمل، وهل يتم إنجازه بالشكل المطلوب أم لا، وبالتالي يمكن حل المشاكل والأخطاء في أسرع وقت.
المشاركة (Involve):
اسأل الموظف عن رأيه في الموضوع. فقد تكون له وجهة نظر أو أفكار مفيدة. وتأكد، أن المشاركة تزيد من التزام الموظف بإنجاز ما أوكل إليه.
وضع المعايير (Set standards):
من الضروري جدا تحديد معايير إنجاز العمل وتوضيحها للموظف، فلا تتوقع من موظفيك قراءة الأفكار التي في رأسك وتنفيذ المهمة المنوطة بهم بالشكل الذي ترغب به دون توضيح معايير إنجاز العمل لهم.
من المهم جدا تذكر نموذج CRIS وتحاول تطبيقه مع موظفيك. إلا أننا لا نتوقع منك أن تقول عند تحدثك مع موظفيك: سأوضح الآن ما أريد، سأضع نظام التقارير الآن، سأشركك معي، سأبين لك المعايير حالا. ولا نتوقع أيضا أن تتذكر هذا النموذج قبل إعطاء الموظفين تعليمات أداء مهمة ما. لكن ما نتمناه هو أنك عدما تجد أن هنالك خلال في الأداء بسبب سوء في الفهم، أن تقوم بمراجعة خطوات الاتصال التي قمت بها، وبالتأكيد ستجد أنك أغفلت أحدى هذه الخطوات الأربع. ومرة تلو مرة ستجد نفسك تخطئ في نفس الخطوة، ومن ثم سيزداد وعيك بها، وستحاول تنفيذها في المرات التالية، وهنا تكمن أهمية هذا النموذج.
2ـ- الالتزام (Commitment)
الالتزام هو الجزء الثاني من "القوس". لا يمكن أن يتم العمل بالشكل المطلوب، إلا إذا كان الموظفون ملتزمون. فكلما زاد الالتزام، زادت جودة العمل. ويزداد التزام الشخص عندما يجد في العمل شيء يناسبه ويشبع رغباته.
يمكن التعبير عن هذه الرغبات بالنقاط الساخنة. لدى الشخص الواحد العشرات أو المئات من النقاط الساخنة. فالشخص قد يحب عائلته، ويحب الرياضة، ويحب الإنجاز، ويقدر المكانة الاجتماعية، ويتابع البرامج التلفزيونية الثقافية، ويشارك في الأعمال الخيرية، بالإضافة لكونه شخصا متدينا. لكن إن قمت بعمل قائمة لهذه الأمور مرتبة بحسب الأولويات، فيمكن الحصول على خمسة نقاط ساخنة موجودة في أعلى القائمة.
لذلك إن أردت أن تحفز موظفيك، فعليك إسناد مهام لهم، يوجد بها ما يرضي أكبر عدد من هذه النقاط الساخنة. فكلما زادت عدد النقاط الساخنة في المهمة، يزيد حماس والتزام الشخص لأدائها.
يمكن تحديد نقاط موظفيك الساخنة من خلال ملاحظتهم، أو الحديث معهم، أو عن طريق استبيان يقومون بالإجابة عليه. فعادة ما يتصرف الناس حسب النقاط الساخنة في حياتهم، من دون أن يشعرون، وقد يكون ذلك بسبب عدم معرفة الناس بشكل عام بوجود نقاط ساخنة تحدد مدى التزامهم وحماسهم للقيام بأمر ما. ومن المهم، أن تحدد نقاطك الساخنة قبل تحديد نقاط موظفيك الساخنة، حتى يمكنك تحفيز نفسك.
3- صورة الذات Self-Image))
صورة الذات هي كيف ترى نفسك. فصورة ذاتك كأب، تعني كيف ترى نفسك كأب. وكذلك الحال بالنسبة لصورة ذاتك كزوج، أو زوجة، كرياضي، كطاهي، كموظف، أو مدير. فللإنساء مئات الصور، تختلف من موقف لآخر. والفرد دائما يتصرف طبقا لموستوى صورته الذاتية. مثال على ذلك، إن كان الشخص يرى أنه شخص ملتزم بالمواعيد، فستراه دائما يحضر في الوقت، ويعاتب من يتأخر. والعكس، إن كانت صورته عن ذاته أنه لا يتقيد بالمواعيد، فلن تراه يحضر في الموعد أبدا. وفي كلا الحالتين هو يتصرف فيما يسمى "نظاق الراحة" أي أن أداءه يتطابق مع صورته مع ذاته.
أي أداء لا يتطابق مع صورة الذات، سيعدّ مرهقا وغير مرضٍ للشخص. فلو حضر الشخص - الذي يرى نفسه ملتزما بالمواعيد - متأخرا عن اجتماع ما، ستراه خجلا وغير راضٍ، وسيحاول أن يصل مبكراً للاجتماع المقبل. لأن الإنسان يغيّر من أداءه تلقائيا ليتناسب مع صورته عن ذاته. وبالمثل، لو وصل الشخص الذي يرى نفسه غير ملتزم بالمواعيد مبكرا لمرة أو مرتين للعمل، ستراه يعود للتأخر، لأنه يرى أن القدوم المبكر أمر مرهق، لأنه يخالف طبيعته.
بناء على هذا المبدأ، حتى يتمكن موظفيك من الإبداع في أعمالهم، يجب أن توكل لهم مهام تناسب صورهم عن ذواتهم. فيجب أن تقوم بملاحظة والجلوس معهم موظفيك، وبذلك يمكنك معرفة صورة كل موظف عن ذاته. وبالتالي إسناد المهام التي تناسبهم. كما يجب عليك أن تساعدهم وترشدهم لتحسين صورتهم عن ذاتهم._
_______
ساكمل لاحقا لاني ساخرج :)
يتحدث الكتاب عن أسباب عدم قيام الموظفين بعملهم بالشكل المطلوب. ويحاول المؤلف وضع حلول لهذه المشكلة التي حدد لها خمسة أسباب يوضحها في شكل "قوس" هي:
1ـ الوضوح (Clarity): يجب أن تكون واضحا مع نفسك فيما تود أن يقوم به موظفوك. ثم يجب عليك توضيحه لهم.
2ـ الالتزام (Commitment): أحيانا يعرف الموظفون تماما ما يجب القيام به، لكنهم لا يهتمون بالقيام بالعمل بالشكل المطلوب.
3ـ صورة الذات Self-Image)): لا يقوم الموظفون بالأعمال التي يظنون أنها تفوق قدراتهم، كما لا يقومون بالأعمال التي يظنونها أدنى من مستواهم.
4ـ السعر (Price): لا يقصد به هنا المال. وإنما ما يجب أن يقدمه الموظف أو ما سيخسره إن قام بالعمل.
السلوك ((Behaviour: معظم المدراء يظنون أن الموظفين لا يعملون بسبب مشاكل سلوكية. إلا أن هذا النوع من المشاكل هو النوع الأخير، ويمكن معالجته بالتدريب أو التغذية الراجعة.
1- الوضوح (Clarity)
حتى تكون مديرا فعالا يجب أن تفهم بالضبط ما ترغب في أن يتم إنجازه، وأن توضح ذلك لموظفيك بصورة دقيقة. وحتى يتم إنجاز هذا الأمر بالشكل السليم، عليك أولا أن تعي أن مسؤولية جذب انتباه السامع تقع على عاتق المتحدث وليس المستمع. ثم يجب استخدام وسيلة التواصل الصحيحة مع الموظفين (كالتعليمات شفوية، أو التعليمات كتابية، أو اجتماعات، أو غيرها من وسائل). حيث أن هنالك العديد من المعوقات للتواصل، ناتجة عن كون الطرفين بشرا. فقد يكون الطرف المستقبل أقل خبرة، أو أدنى تعليما، أو أن اللغة المستخدة في التواصل ذات مفردات صعبة، أو لا يرغب في الاستماع أصلا. فاستخدام وسائل الاتصال الصحيحة التي تناسب كل شخص ومستواه قد تساعد في اتصال أفضل.
وللقيام باتصال فعال تم تطوير نموذج (CRIS):
1ـ التاكد من وضوح الاتصال (Check for clarity of communication).
2ـ نظام التقارير (Reporting structure).
3ـ المشاركة (Involve).
4ـ وضع المعايير (Set standards)
التأكد من وضوح الاتصال (Check for clarity of communication
بعد إعطاء التعليمات، عليك التأكد من أن المستقبل قد فهمها بالشكل الصحيح كأن تسأله أن يعيد ما أمليته عليه، أو أن تسأله حول الإجراءات التي سيقوم به، أو أي طريقة تراها مناسبة.
نظام التقارير (Reporting structure):
عليك وضع نظام للتقارير. وهذا النظام عادة ما يوضع في ضوء مدى تطور وخبرة الموظف. ففي حال الموظف الذي ليست لديه خبرة كافية، قد تسأله أن يقدم لك تقريرا مرتين في اليوم في الصباح وعند المساء، أو مرة عند نهاية كل يوم عمل. أما الموظف صاحب الخبرة الطويلة، فقد تطلب منه تقريرا شهريا، أو سنويا. يفيد التقرير في تحديد مسار العمل، وهل يتم إنجازه بالشكل المطلوب أم لا، وبالتالي يمكن حل المشاكل والأخطاء في أسرع وقت.
المشاركة (Involve):
اسأل الموظف عن رأيه في الموضوع. فقد تكون له وجهة نظر أو أفكار مفيدة. وتأكد، أن المشاركة تزيد من التزام الموظف بإنجاز ما أوكل إليه.
وضع المعايير (Set standards):
من الضروري جدا تحديد معايير إنجاز العمل وتوضيحها للموظف، فلا تتوقع من موظفيك قراءة الأفكار التي في رأسك وتنفيذ المهمة المنوطة بهم بالشكل الذي ترغب به دون توضيح معايير إنجاز العمل لهم.
من المهم جدا تذكر نموذج CRIS وتحاول تطبيقه مع موظفيك. إلا أننا لا نتوقع منك أن تقول عند تحدثك مع موظفيك: سأوضح الآن ما أريد، سأضع نظام التقارير الآن، سأشركك معي، سأبين لك المعايير حالا. ولا نتوقع أيضا أن تتذكر هذا النموذج قبل إعطاء الموظفين تعليمات أداء مهمة ما. لكن ما نتمناه هو أنك عدما تجد أن هنالك خلال في الأداء بسبب سوء في الفهم، أن تقوم بمراجعة خطوات الاتصال التي قمت بها، وبالتأكيد ستجد أنك أغفلت أحدى هذه الخطوات الأربع. ومرة تلو مرة ستجد نفسك تخطئ في نفس الخطوة، ومن ثم سيزداد وعيك بها، وستحاول تنفيذها في المرات التالية، وهنا تكمن أهمية هذا النموذج.
2ـ- الالتزام (Commitment)
الالتزام هو الجزء الثاني من "القوس". لا يمكن أن يتم العمل بالشكل المطلوب، إلا إذا كان الموظفون ملتزمون. فكلما زاد الالتزام، زادت جودة العمل. ويزداد التزام الشخص عندما يجد في العمل شيء يناسبه ويشبع رغباته.
يمكن التعبير عن هذه الرغبات بالنقاط الساخنة. لدى الشخص الواحد العشرات أو المئات من النقاط الساخنة. فالشخص قد يحب عائلته، ويحب الرياضة، ويحب الإنجاز، ويقدر المكانة الاجتماعية، ويتابع البرامج التلفزيونية الثقافية، ويشارك في الأعمال الخيرية، بالإضافة لكونه شخصا متدينا. لكن إن قمت بعمل قائمة لهذه الأمور مرتبة بحسب الأولويات، فيمكن الحصول على خمسة نقاط ساخنة موجودة في أعلى القائمة.
لذلك إن أردت أن تحفز موظفيك، فعليك إسناد مهام لهم، يوجد بها ما يرضي أكبر عدد من هذه النقاط الساخنة. فكلما زادت عدد النقاط الساخنة في المهمة، يزيد حماس والتزام الشخص لأدائها.
يمكن تحديد نقاط موظفيك الساخنة من خلال ملاحظتهم، أو الحديث معهم، أو عن طريق استبيان يقومون بالإجابة عليه. فعادة ما يتصرف الناس حسب النقاط الساخنة في حياتهم، من دون أن يشعرون، وقد يكون ذلك بسبب عدم معرفة الناس بشكل عام بوجود نقاط ساخنة تحدد مدى التزامهم وحماسهم للقيام بأمر ما. ومن المهم، أن تحدد نقاطك الساخنة قبل تحديد نقاط موظفيك الساخنة، حتى يمكنك تحفيز نفسك.
3- صورة الذات Self-Image))
صورة الذات هي كيف ترى نفسك. فصورة ذاتك كأب، تعني كيف ترى نفسك كأب. وكذلك الحال بالنسبة لصورة ذاتك كزوج، أو زوجة، كرياضي، كطاهي، كموظف، أو مدير. فللإنساء مئات الصور، تختلف من موقف لآخر. والفرد دائما يتصرف طبقا لموستوى صورته الذاتية. مثال على ذلك، إن كان الشخص يرى أنه شخص ملتزم بالمواعيد، فستراه دائما يحضر في الوقت، ويعاتب من يتأخر. والعكس، إن كانت صورته عن ذاته أنه لا يتقيد بالمواعيد، فلن تراه يحضر في الموعد أبدا. وفي كلا الحالتين هو يتصرف فيما يسمى "نظاق الراحة" أي أن أداءه يتطابق مع صورته مع ذاته.
أي أداء لا يتطابق مع صورة الذات، سيعدّ مرهقا وغير مرضٍ للشخص. فلو حضر الشخص - الذي يرى نفسه ملتزما بالمواعيد - متأخرا عن اجتماع ما، ستراه خجلا وغير راضٍ، وسيحاول أن يصل مبكراً للاجتماع المقبل. لأن الإنسان يغيّر من أداءه تلقائيا ليتناسب مع صورته عن ذاته. وبالمثل، لو وصل الشخص الذي يرى نفسه غير ملتزم بالمواعيد مبكرا لمرة أو مرتين للعمل، ستراه يعود للتأخر، لأنه يرى أن القدوم المبكر أمر مرهق، لأنه يخالف طبيعته.
بناء على هذا المبدأ، حتى يتمكن موظفيك من الإبداع في أعمالهم، يجب أن توكل لهم مهام تناسب صورهم عن ذواتهم. فيجب أن تقوم بملاحظة والجلوس معهم موظفيك، وبذلك يمكنك معرفة صورة كل موظف عن ذاته. وبالتالي إسناد المهام التي تناسبهم. كما يجب عليك أن تساعدهم وترشدهم لتحسين صورتهم عن ذاتهم._
_______
ساكمل لاحقا لاني ساخرج :)