الشمس الأصيلة
19-01-2004, 08:08 PM
توفير الوقت
قال الحسن البصري: ما من يوم ينشق فجره، إلا وينادى: يا بن آدم، أنا خلق جديد، وعلى عملك شهيد، فتزود مني، فإني إذا مضيت لا أعود إلى يوم القيامة...
سوف نتطرق إلى نقاط تساعدنا على تنمية عادة توفير الوقت:-
• اكتب السبب الذي يؤدي إلى ضياع وقتك.
• عدد المشاكل التي تسببها عادة هدر الوقت.
• تخيل نفسك وأنت منظم.
• توقف عن استخدام أعذار وهمية مثل الحاجة إلى المزيد من المعلومات.
• قم بإزالة الأشياء الملهية من على سطح المكتب.
ولكن قد نقوم نحن بكل ذلك ونشعر بأن الوقت لا يسعفنا، هنا يجب علينا أن نحدد العوامل المضيعة للوقت.. فلنسأل أنفسنا هذه الأسئلة ونجيب عليها بكل صدق:-
• كم يستغرق منا البحث عن ورقة ما؟
• كم من الاجتماعات يتجاوز وقتها النهاية المحدد مسبقاً؟
• ما هي نسبة الاتصالات الغير ضرورية ؟
• هل نشجع مقاطعة الزملاء لنا بتوقفنا عن ما نقوم به وبالتحدث مع الآخرين؟
• هل كل ما نواجهه هو أزمة فعلاً؟ وهل هي تتعلق بنا فعلاً؟
• هل ينتج عن اهتمامنا بتفاصيل موضوع ما إهمالنا لأشياء أخرى أكثر أهمية؟
وخطواتنا الآن تساعدنا على حسن إستغلاننا للوقت:-
• ضع صباح كل يوم قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم وذلك من خلال واقع خطة إسبوعية ومن المواعيد المتفق عليها مسبقاً.
• حدد أولويات إنجاز الأعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم بها للمرؤوسين واحرص على تحديد مواعيد إنجاز وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب.
• خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد واحرص على مقاطعتك خلالها.
• احصر الأمور الروتينية أو الغير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت.
• لا تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول.
• ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها وخصص وقتاً محدداً لإجراء المكالمات تباعاً.
• جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالاسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية.. أوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمناقشة الموضوع معه في وقت آخر.
• ابتسم حتى عندما تزدحم المسئوليات.
وتذكر أن الوقت لا يتوالد، لا يتمدد، لا يتوقف، لا يرجع للوراء، بل للأمام دائماً. وإن الزمن يتحرك بقدرة الله... ولكن الذي يمكن أن يدار هو استغلالنا للوقت أثناء جريانه.
قال الحسن البصري: ما من يوم ينشق فجره، إلا وينادى: يا بن آدم، أنا خلق جديد، وعلى عملك شهيد، فتزود مني، فإني إذا مضيت لا أعود إلى يوم القيامة...
سوف نتطرق إلى نقاط تساعدنا على تنمية عادة توفير الوقت:-
• اكتب السبب الذي يؤدي إلى ضياع وقتك.
• عدد المشاكل التي تسببها عادة هدر الوقت.
• تخيل نفسك وأنت منظم.
• توقف عن استخدام أعذار وهمية مثل الحاجة إلى المزيد من المعلومات.
• قم بإزالة الأشياء الملهية من على سطح المكتب.
ولكن قد نقوم نحن بكل ذلك ونشعر بأن الوقت لا يسعفنا، هنا يجب علينا أن نحدد العوامل المضيعة للوقت.. فلنسأل أنفسنا هذه الأسئلة ونجيب عليها بكل صدق:-
• كم يستغرق منا البحث عن ورقة ما؟
• كم من الاجتماعات يتجاوز وقتها النهاية المحدد مسبقاً؟
• ما هي نسبة الاتصالات الغير ضرورية ؟
• هل نشجع مقاطعة الزملاء لنا بتوقفنا عن ما نقوم به وبالتحدث مع الآخرين؟
• هل كل ما نواجهه هو أزمة فعلاً؟ وهل هي تتعلق بنا فعلاً؟
• هل ينتج عن اهتمامنا بتفاصيل موضوع ما إهمالنا لأشياء أخرى أكثر أهمية؟
وخطواتنا الآن تساعدنا على حسن إستغلاننا للوقت:-
• ضع صباح كل يوم قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم وذلك من خلال واقع خطة إسبوعية ومن المواعيد المتفق عليها مسبقاً.
• حدد أولويات إنجاز الأعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم بها للمرؤوسين واحرص على تحديد مواعيد إنجاز وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب.
• خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد واحرص على مقاطعتك خلالها.
• احصر الأمور الروتينية أو الغير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت.
• لا تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول.
• ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها وخصص وقتاً محدداً لإجراء المكالمات تباعاً.
• جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالاسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية.. أوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمناقشة الموضوع معه في وقت آخر.
• ابتسم حتى عندما تزدحم المسئوليات.
وتذكر أن الوقت لا يتوالد، لا يتمدد، لا يتوقف، لا يرجع للوراء، بل للأمام دائماً. وإن الزمن يتحرك بقدرة الله... ولكن الذي يمكن أن يدار هو استغلالنا للوقت أثناء جريانه.